Os presentes Termos regem o uso da plataforma OfiGest. Cada Cliente e seus utilizadores comprometem-se a cumprir estas condições ao acederem ou utilizarem os serviços oferecidos.

1. Definições e Elegibilidade

• Plataforma: refere-se ao sistema OfiGest, disponibilizado em modelo SaaS (Software as a Service), incluindo todos os módulos, funcionalidades, documentação e infraestruturas associadas.
• Cliente ou Tenant: entidade (pessoa, empresa ou organização) que contrata o serviço da plataforma e que gere a utilização da plataforma pelos seus utilizadores.
• Utilizador: pessoa singular autorizada pelo Cliente a aceder à plataforma, através de credenciais individuais, no âmbito das suas funções profissionais.
• Administrador: utilizador com permissões alargadas atribuído pelo Cliente, responsável pela gestão de perfis, permissões e contas da sua organização.
• Prestador do Serviço: entidade proprietária e responsável pelo desenvolvimento, manutenção, suporte e operação da plataforma.
• Dados: toda a informação introduzida, processada ou armazenada pelo Cliente e pelos seus Utilizadores na plataforma, incluindo dados pessoais de clientes finais.
• Conta: conjunto de credenciais, permissões e configurações atribuídas a um Utilizador ou ao Cliente, que permite o acesso e a utilização da plataforma.

1.1. Elegibilidade para utilização:

• O Cliente deve ser uma entidade legalmente constituída e com capacidade jurídica para contratar.
• Os Utilizadores devem ter vínculo contratual ou autorização expressa do Cliente para aceder à plataforma.
• O Cliente compromete-se a garantir que apenas utilizadores devidamente autorizados utilizam as contas que lhe tenham sido atribuídas.
• O uso da plataforma implica a aceitação integral destes Termos de Utilização, bem como da Política de Privacidade, da Política de Segurança e de quaisquer outras políticas complementares aplicáveis.

2. Licença de Utilização

• O Prestador do Serviço concede ao Cliente uma licença limitada, não exclusiva, não transferível e revogável para utilizar a plataforma durante o período contratual estabelecido.
• A licença destina-se exclusivamente a fins internos de gestão de serviços, clientes, equipamentos, tarefas e relatórios da empresa contratante.
• Não é permitido ao Cliente ou aos seus Utilizadores:
  • revender, sublicenciar, alugar, arrendar ou ceder a terceiros o acesso à plataforma;
  • copiar, reproduzir ou criar obras derivadas do software, exceto quando expressamente autorizado;
  • realizar engenharia reversa, descompilar, desmontar ou tentar de qualquer forma aceder ao código-fonte da aplicação;
  • utilizar a plataforma para fins ilícitos, fraudulentos ou que prejudiquem terceiros ou outros clientes;
  • contornar, desativar ou comprometer mecanismos de segurança integrados na aplicação.
• O Cliente mantém todos os direitos sobre os seus próprios dados introduzidos no sistema, mas não adquire qualquer direito de propriedade intelectual sobre o software ou infraestrutura da plataforma.
• Qualquer uso da plataforma fora do âmbito permitido por esta licença poderá resultar na suspensão imediata do acesso e em responsabilidade contratual e/ou legal.

3. Acesso e Segurança

• Cada Utilizador terá associada uma Conta, com credenciais únicas de autenticação (nome de utilizador e palavra-passe) atribuídas ou aprovadas pelo Cliente.
• As credenciais de acesso à Conta são pessoais, intransmissíveis e de uso exclusivo do Utilizador autorizado, sendo expressamente proibida a sua partilha ou utilização por terceiros.
• O Cliente é responsável por:
  • criar, gerir, monitorizar e revogar Contas dos seus Utilizadores;
  • garantir que apenas Utilizadores devidamente autorizados utilizam a plataforma;
  • definir e aplicar políticas internas de gestão de credenciais, incluindo regras de complexidade, periodicidade de alteração e proteção contra partilha.
• O Prestador do Serviço poderá implementar controlos técnicos de segurança, incluindo, sem limitar:
  • limite de tentativas de autenticação consecutivas e bloqueio automático de Conta ou endereço IP;
  • expiração automática de sessão após períodos de inatividade;
  • registo e monitorização de logs de autenticação e acessos para efeitos de auditoria e conformidade;
  • utilização obrigatória de protocolos seguros (TLS/HTTPS) em todas as comunicações.
• O Utilizador compromete-se a:
  • não divulgar nem armazenar credenciais da sua Conta em locais de acesso público, partilhado ou inseguro;
  • notificar imediatamente o Cliente e/ou o Prestador do Serviço em caso de perda, roubo ou suspeita de comprometimento da sua Conta;
  • terminar sempre a sessão após utilização em equipamentos partilhados ou públicos.
• O incumprimento das obrigações previstas nesta cláusula pode originar:
  • suspensão temporária ou definitiva da Conta do Utilizador;
  • responsabilidade disciplinar, contratual e/ou legal do Cliente e/ou do Utilizador;
  • investigação formal e comunicação às autoridades competentes em caso de indícios de atividade ilícita.

4. Responsabilidades do Cliente

• O Cliente é o único responsável pelo conteúdo que introduz, processa ou armazena na plataforma, incluindo:
  • dados pessoais de clientes, fornecedores ou colaboradores;
  • documentos, anexos e registos carregados;
  • informações comerciais, contratuais e operacionais da sua atividade.
• O Cliente compromete-se a:
  • cumprir integralmente a legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais (incluindo o RGPD);
  • garantir que os dados submetidos são lícitos, verdadeiros e não violam direitos de terceiros;
  • gerir ativamente contas de utilizadores, removendo ou desativando acessos de colaboradores que deixem de ter vínculo ou necessidade de utilização;
  • definir regras internas claras para utilização da plataforma, alinhadas com as suas obrigações legais e contratuais.
• O Prestador do Serviço não é responsável por:
  • erros, omissões ou ilegalidades nos dados introduzidos pelo Cliente ou seus Utilizadores;
  • danos decorrentes de uso incorreto ou não autorizado da aplicação;
  • cumprimento das obrigações legais específicas do Cliente relativamente ao tratamento de dados.
• Em caso de deteção de atividade irregular ou violação de dados:
  • o Prestador do Serviço poderá suspender temporariamente o acesso para proteger a integridade do sistema;
  • o Cliente será notificado e deverá colaborar ativamente na mitigação do incidente;
  • a responsabilidade última pela conformidade legal do tratamento de dados recai sobre o Cliente.

5. Monitorização, Registo e Auditoria

• Todas as operações relevantes realizadas na plataforma são monitorizadas e registadas, incluindo:
  • autenticações, tentativas de login e falhas de acesso;
  • criação, alteração e eliminação de registos de serviços, clientes, tarefas ou utilizadores;
  • ações administrativas como gestão de permissões, perfis ou configuração de empresa;
  • uploads, downloads ou eliminação de ficheiros e anexos.
• Os registos são mantidos pelo Prestador do Serviço em conformidade com:
  • boas práticas de segurança da informação;
  • legislação aplicável (incluindo RGPD, quando envolvam dados pessoais);
  • políticas internas de retenção e auditoria.
• Os dados de monitorização são utilizados para:
  • detetar e prevenir acessos indevidos ou atividades maliciosas;
  • analisar incidentes de segurança e apoiar investigações;
  • auditar a conformidade das ações realizadas por Utilizadores;
  • fornecer evidências em processos de auditoria interna ou externa.
• O Prestador do Serviço reserva-se o direito de:
  • efetuar análises periódicas aos registos para identificar anomalias ou comportamentos suspeitos;
  • bloquear ou suspender contas, sessões ou endereços IP em caso de ameaça à integridade do sistema;
  • disponibilizar os registos às autoridades competentes quando tal for legalmente exigido.
• O Cliente compromete-se a:
  • informar os seus Utilizadores de que todas as atividades ficam registadas e podem ser auditadas;
  • cooperar com o Prestador do Serviço em auditorias relacionadas com segurança ou conformidade legal;
  • solicitar relatórios de auditoria apenas através de canais formais e autorizados.
• A manipulação, ocultação ou destruição intencional de registos de atividade constitui uma violação grave destes Termos e pode originar responsabilidade civil e/ou criminal.

6. Uso Permitido e Proibições

• Uso permitido: O Cliente e os seus Utilizadores podem utilizar a plataforma OfiGest exclusivamente para fins profissionais internos relacionados com a gestão da oficina ou atividade contratada. Exemplos incluem:
  • registar, acompanhar e concluir serviços e tarefas;
  • gerir clientes, equipamentos, intervenções e relatórios;
  • utilizar as funcionalidades disponibilizadas para análise de dados e tomada de decisão;
  • aceder a documentação e anexos de forma legítima e conforme às permissões atribuídas;
  • cumprir com os procedimentos de segurança e boas práticas definidos pela empresa e pelo Prestador do Serviço.
• Uso proibido: É expressamente vedado ao Cliente e aos seus Utilizadores:
  • tentar aceder, manipular ou explorar dados pertencentes a outras empresas (tenants);
  • contornar, desativar ou comprometer os mecanismos de autenticação e segurança da plataforma;
  • efetuar engenharia reversa, descompilação, cópia, modificação ou criação de derivados do software;
  • partilhar credenciais ou permitir que terceiros não autorizados utilizem a plataforma;
  • utilizar a plataforma para fins ilícitos, fraudulentos ou que violem legislação nacional ou internacional aplicável;
  • introduzir código malicioso, vírus, worms ou qualquer outro mecanismo que comprometa a disponibilidade ou integridade do sistema;
  • utilizar a infraestrutura para enviar spam, realizar ataques (incluindo DDoS) ou atividades que prejudiquem terceiros;
  • exceder deliberadamente os limites de utilização contratados, como número de utilizadores ou volume de dados, sem autorização prévia;
  • alterar, eliminar ou manipular registos de forma a ocultar ações ou comprometer a integridade da informação;
  • usar a aplicação de forma a afetar negativamente a disponibilidade do serviço para outros Clientes.
• Consequências da violação: O incumprimento destas regras pode resultar em:
  • suspensão imediata do acesso do Utilizador ou da conta da empresa;
  • responsabilidade contratual e/ou indemnizatória do Cliente;
  • participação às autoridades competentes em caso de suspeita de ilícito penal;
  • rescisão unilateral do contrato pelo Prestador do Serviço em casos de infração grave.

7. Disponibilidade, Modificações e Interrupções

• Disponibilidade do serviço: O Prestador do Serviço compromete-se a envidar os melhores esforços para manter a plataforma OfiGest disponível e operacional, exceto em situações de manutenção programada, incidentes técnicos ou circunstâncias de força maior.
• Manutenção programada:
  • As intervenções de manutenção preventiva ou evolutiva serão, sempre que possível, comunicadas ao Cliente com antecedência razoável.
  • A duração e o impacto das manutenções serão minimizados de forma a reduzir indisponibilidades.
  • Manutenções críticas de segurança poderão ser executadas sem aviso prévio quando tal for estritamente necessário.
• Interrupções não programadas:
  • Poderão ocorrer interrupções temporárias devido a falhas técnicas, ataques de segurança, problemas de conectividade ou outros fatores fora do controlo do Prestador do Serviço.
  • Em caso de falha grave, o Prestador do Serviço atuará com prioridade máxima para restaurar a operação no mais curto espaço de tempo possível.
  • O Cliente será informado, através dos canais disponíveis, sobre a evolução e resolução do incidente.
• Modificações e atualizações:
  • A plataforma poderá ser atualizada periodicamente, incluindo melhorias, correções de segurança e novas funcionalidades.
  • O Prestador do Serviço reserva-se o direito de alterar ou descontinuar funcionalidades, desde que tal não comprometa a continuidade dos dados do Cliente.
  • Alterações significativas que impactem diretamente o funcionamento da plataforma serão comunicadas aos Clientes de forma adequada.
• Limitações de SLA:
  • Exceto quando estabelecido contratualmente, não é garantida uma taxa de disponibilidade específica (“uptime”).
  • Eventuais compensações por indisponibilidade dependerão de acordos individuais definidos com cada Cliente.
• Responsabilidade:
  • O Prestador do Serviço não será responsável por indisponibilidades causadas por:
    • problemas na infraestrutura do Cliente (rede interna, dispositivos, software local);
    • falhas de fornecedores externos de telecomunicações ou energia;
    • eventos de força maior, como catástrofes naturais, atos governamentais ou ataques de larga escala.

8. Limitação de Responsabilidade e Garantias

• Prestação do serviço: A plataforma OfiGest é disponibilizada “tal como está” (as is) e “conforme disponível” (as available), sem garantias de adequação a um propósito específico, salvo quando expressamente estabelecido em contrato escrito.
• Garantias limitadas:
  • O Prestador do Serviço garante que envida os melhores esforços para assegurar a continuidade, segurança e integridade da plataforma.
  • Não são garantidos resultados comerciais, financeiros ou operacionais decorrentes da utilização do sistema.
  • O Prestador não garante que o serviço estará isento de erros, falhas, interrupções ou vulnerabilidades de segurança.
• Exclusão de responsabilidade: O Prestador do Serviço não será responsável por:
  • erros ou omissões nos dados introduzidos pelo Cliente ou Utilizadores;
  • quaisquer danos indiretos, incidentais, especiais, punitivos ou consequenciais, incluindo perda de lucros, de receita ou de dados;
  • indisponibilidades ou falhas resultantes de fatores externos, tais como fornecedores de telecomunicações, energia ou software de terceiros;
  • danos ou perdas decorrentes do incumprimento, pelo Cliente, da legislação aplicável, incluindo RGPD.
• Limite de responsabilidade: Salvo em caso de dolo ou negligência grave, a responsabilidade global do Prestador do Serviço, relativa a qualquer reclamação ou pedido de indemnização, não excederá o valor total pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao evento que originou a responsabilidade.
• Força maior: Nenhuma das partes será responsável por incumprimento devido a circunstâncias fora do seu controlo razoável, incluindo mas não limitadas a: catástrofes naturais, atos governamentais, falhas generalizadas de Internet, ataques informáticos de larga escala ou greves.

9. Suspensão e Rescisão

• Suspensão por incumprimento: O Prestador do Serviço poderá suspender temporária ou permanentemente o acesso do Cliente ou de Utilizadores individuais em caso de:
  • violação dos Termos de Utilização ou políticas de segurança;
  • atraso significativo ou falta de pagamento das taxas contratadas (quando aplicável);
  • comportamento que comprometa a integridade, disponibilidade ou segurança da plataforma;
  • ordem judicial ou obrigação legal.
• Notificação: Sempre que possível, o Prestador notificará o Cliente antes da suspensão, indicando as razões e o prazo estimado para a resolução do problema, salvo em situações de emergência que exijam suspensão imediata.
• Rescisão por iniciativa do Cliente:
  • O Cliente poderá rescindir o contrato mediante comunicação escrita com a antecedência mínima prevista no acordo comercial ou contratual.
  • Após a rescisão, o Cliente perderá acesso à plataforma e às suas funcionalidades.
• Rescisão por iniciativa do Prestador:
  • O Prestador poderá rescindir o contrato unilateralmente em caso de violação grave ou reiterada destes Termos.
  • A rescisão produzirá efeitos imediatos, sem prejuízo da cobrança de valores pendentes ou de eventual responsabilidade legal do Cliente.
• Tratamento de dados após rescisão:
  • Após a cessação do contrato, os dados do Cliente serão mantidos por um período limitado, definido em política interna ou exigido por lei, exclusivamente para efeitos de backup e conformidade.
  • Findo esse prazo, os dados serão eliminados de forma segura, exceto quando a sua conservação seja obrigatória por imposição legal ou regulatória.
  • O Cliente poderá solicitar, antes da eliminação, a exportação dos seus dados em formato estruturado, de acordo com as possibilidades técnicas da plataforma.
• Efeitos da rescisão:
  • O Cliente deve liquidar quaisquer valores em dívida até à data da cessação.
  • As obrigações de confidencialidade, proteção de dados e responsabilidade legal sobrevivem à rescisão.

10. Propriedade Intelectual

• Titularidade: Todo o software, código-fonte, bases de dados, interfaces, elementos gráficos, logótipos, documentação técnica e demais componentes da plataforma OfiGest constituem propriedade exclusiva do Prestador do Serviço ou dos respetivos licenciadores, encontrando-se protegidos por direitos de autor e demais direitos de propriedade intelectual aplicáveis.
• Direito de utilização: O Cliente e os seus Utilizadores adquirem apenas um direito limitado de uso da plataforma, nos termos definidos nestes Termos de Utilização e no contrato aplicável. Este direito não confere qualquer forma de propriedade, posse ou direito intelectual sobre a aplicação ou a sua infraestrutura.
• Restrições: É estritamente proibido ao Cliente e Utilizadores:
  • copiar, reproduzir, modificar, traduzir ou criar obras derivadas do software;
  • efetuar engenharia reversa, descompilação, desmontagem ou tentar aceder ao código-fonte;
  • remover ou alterar marcas registadas, logótipos, avisos de copyright ou menções de titularidade;
  • utilizar qualquer parte da aplicação ou documentação fora do âmbito autorizado pela licença de utilização.
• Proteção legal: A plataforma e os seus conteúdos estão protegidos por legislação nacional e internacional aplicável em matéria de direitos de autor, propriedade industrial e concorrência desleal. A violação destas disposições pode originar responsabilidade civil e/ou criminal.
• Feedback e sugestões: O Cliente poderá enviar sugestões, ideias ou comentários sobre a plataforma. O Prestador do Serviço poderá utilizar livremente esse feedback para melhorar a aplicação, sem que tal confira ao Cliente qualquer direito de propriedade ou compensação adicional.

11. Disposições Gerais

• Alterações aos Termos: O Prestador do Serviço poderá rever ou atualizar estes Termos de Utilização a qualquer momento, por motivos legais, técnicos ou operacionais.
  • As alterações serão comunicadas ao Cliente através da plataforma ou de outros meios adequados.
  • O uso continuado da aplicação após a publicação das alterações constitui aceitação tácita dos novos Termos.
• Comunicações oficiais:
  • Qualquer comunicação relevante entre o Prestador e o Cliente deverá ser efetuada por escrito, através de canais oficiais (ex.: portal da aplicação, email registado).
  • O Cliente é responsável por manter os seus contactos de email e administrativos atualizados para garantir a receção das notificações.
• Relação contratual: Estes Termos não criam entre as partes qualquer relação de sociedade, associação, mandato, agência, joint venture ou vínculo laboral. O Cliente e o Prestador do Serviço permanecem juridicamente independentes.
• Cessão:
  • O Cliente não pode ceder ou transferir os direitos e obrigações decorrentes destes Termos sem o consentimento prévio e escrito do Prestador.
  • O Prestador poderá ceder ou transferir a prestação do serviço a terceiros, desde que tal não afete negativamente os direitos do Cliente.
• Legislação aplicável: Estes Termos são regidos pelas leis da República Portuguesa, sem prejuízo de normas imperativas de outra jurisdição aplicável ao Cliente.
• Resolução de litígios:
  • As partes envidarão todos os esforços para resolver litígios de forma amigável.
  • Na falta de acordo, os litígios serão submetidos aos tribunais competentes da comarca da sede do Prestador do Serviço, salvo disposição legal em contrário.
  • O Prestador poderá, a seu critério, propor a utilização de meios alternativos de resolução de litígios, como mediação ou arbitragem.
• Independência das cláusulas: Se qualquer disposição destes Termos for considerada inválida, ilegal ou inexequível, tal não afetará a validade das disposições restantes, que permanecerão plenamente aplicáveis.
• Prevalência: Em caso de conflito entre estes Termos e outras condições específicas acordadas contratualmente, prevalecerão as condições contratuais específicas.

12. Aceitação

• Ao aceder e utilizar a plataforma OfiGest, o Cliente e os seus Utilizadores confirmam que:
  • leram, compreenderam e aceitam integralmente os presentes Termos de Utilização;
  • comprometem-se a respeitar todas as regras aqui estabelecidas, bem como as políticas internas de segurança e privacidade em vigor;
  • reconhecem que todas as atividades realizadas no sistema são registadas e podem ser auditadas para efeitos de conformidade legal e de segurança;
  • assumem a responsabilidade pelas ações realizadas através das suas contas e credenciais de acesso;
  • aceitam que a utilização continuada da plataforma após alterações aos Termos implica a aceitação dessas alterações.
• O Cliente, enquanto entidade contratante, é responsável por informar os seus Utilizadores acerca destes Termos e por garantir o seu cumprimento.
• Se o Cliente ou os seus Utilizadores não concordarem com os presentes Termos, devem cessar imediatamente a utilização da plataforma.